3 kwestie dotyczące obowiązkowych kopii paragonów

      1 komentarz do 3 kwestie dotyczące obowiązkowych kopii paragonów

Tradycyjna kopia paragonów i elektroniczna kopia paragonów

Zagadnienie, którym dzisiaj się zajmiemy, jest dość szczególne. Z jednej strony bowiem chodzi o „sztywny” wymóg, wynikający z obowiązującego prawa, z drugiej zaś – wiąże się on z różnymi rozwiązaniami technologicznymi, determinującymi późniejszą realizację tego wymogu. Co więcej, w obliczu nadchodzących regulacji, dotyczących kas online, temat ten można rozważać w kontekście sytuacji obecnej oraz w odniesieniu do przyszłości branży fiskalnej. Skupmy się więc na 3 zasadniczych kwestiach.

Jeden z podstawowych obowiązków podatnika

Każdy przedsiębiorca, prowadzący działalność handlową lub usługową na rzecz klientów detalicznych i zobligowany do ewidencjonowania obrotu za pomocą urządzenia rejestrującego, musi spełniać szereg obowiązków. Nie chodzi bowiem tylko o zakup wspomnianej technologii i poprawne przejście procedury instalacyjnej, czy też wystawianie paragonów dla klientów przy każdej zrealizowanej transakcji. Mowa również o innych, dodatkowych zadaniach, które podatnik ma obowiązek wykonywać regularnie i zgodnie z ustalonymi zasadami. Do takich czynności należy m.in. odpowiednie przechowywanie książki serwisowej, dopilnowywanie terminowej realizacji przeglądów technicznych urządzenia rejestrującego czy sporządzanie raportów dobowych i miesięcznych.

Wśród nich znajduje się również jeszcze jeden wymóg. Każdy przedsiębiorca prowadzący ewidencję obrotu za pomocą urządzenia fiskalnego musi przechowywać kopie wystawionych paragonów. Dodatkowo powinien przechowywać je przez okres 5 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wygenerowane. To bardzo istotna część ogólnej dokumentacji, poświadczającej zgodne z prawem zarządzanie działalnością. Dlatego niezastosowanie się do wspomnianego obowiązku oznacza złamanie przepisów, które może prowadzić do przykrych konsekwencji.

2 sposoby na realizację zadania

Choć przepisy związane z tym wymogiem są ustandaryzowane, doprecyzowane i niezmiernie ważne – pozostawiają podatnikowi pewną dowolność. Bo choć każde urządzenie rejestrujące, które jest dopuszczane do sprzedaży, archiwizuje kopie paragonów, to jednak współcześnie istnieją dwie metody realizacji tego zadania. Jedne modele oferują bowiem tradycyjny sposób zapisywania tego typu danych, zaś inne, nowocześniejsze – w formie elektronicznej.

Na czym polega pierwszy sposób? Urządzenie fiskalne po prostu wykorzystuje do pracy dwie rolki papieru termicznego. Pierwsza służy do wystawiania paragonów, które przeznaczone są dla klientów. Na drugiej, w formie druku, umieszczane są kopie tych dokumentów. W przypadku takiego urządzenia fiskalnego podatnik musi w odpowiednich warunkach przechowywać rolki zapełnione wspomnianymi danymi. A co oferuje drugi sposób? Kasy i drukarki rejestrujące wyposażone w takie rozwiązanie korzysta tylko z jednej rolki, na której wystawiane są paragony. Ich kopie natomiast są archiwizowane w wersji cyfrowej, na zainstalowanej karcie pamięci (SD bądź microSD). Takie dane można też przenieść na komputer oraz dodatkowe nośniki (płytę DVD czy pendrive’a).

Jaka będzie przyszłość kopii paragonów?

To już w zasadzie pewne: w przyszłości dojdzie do wdrożenia ogólnego, nowoczesnego rozwiązania teleinformatycznego. Nadchodzący system fiskalizacji połączy przez internet innowacyjne kasy rejestrujące online z Centralnym Repozytorium Kas. Większość niezbędnych danych będzie więc automatycznie, systematycznie transmitowana do serwerów podlegających Ministerstwu Finansów. Ze względu na to ewolucyjne, ale określone i generalne zmodernizowanie systemu fiskalizacji, wiele kwestii dotyczących użytkowania tych technologii sprzedaży może ulec zmianie (m.in. procedura instalacyjna). Mówi się również, że za pewien czas z rynku mają zniknąć kasy z papierową, a także i elektroniczną kopią paragonów – choć samo wystawianie tych dokumentów pozostanie obowiązkowe. Jak szybko i w jaki sposób będzie dochodziło do wymiany urządzeń rejestrujących wśród podatników oraz przekształceń techniczno-prawnych? Na końcowe ustalenia, związane z wejściem nowelizacji ustawy o VAT czy rozporządzeniem w sprawie kas online, trzeba jeszcze poczekać.

1 thought on “3 kwestie dotyczące obowiązkowych kopii paragonów

  1. bartolomeoZET

    nawet gdyby urządzenia te nie czekał rychły koniec, nie kupiłbym kasy fiskalnej z tradycyjną kopią. bo…po co się męczyć? 😉

    Reply

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Podaj właściwe rozwiązanie *