Instalacja i użytkowanie kasy fiskalnej online – co trzeba wiedzieć?

Od początku maja 2019 roku przedsiębiorcy mogą już kupować, instalować oraz stosować kasy fiskalne online. Na rynku technologii sprzedaży są dostępne takie urządzenia i podatnicy mogą bez problemu znaleźć modele, które odpowiedzą na potrzeby ich firm. Przy wyborze kasy fiskalnej online warto jednak zdawać sobie sprawę z tego, z czym wiąże się zarówno instalacja omawianej technologii sprzedaży, jak i jej codzienne użytkowanie.

Współpraca z CRK już od momentu fiskalizacji

Kasa fiskalna online, podobnie jak każde inne urządzenie rejestrujące, przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji musi zostać zafiskalizowana przez serwisanta z ważnymi uprawnieniami. Jest to zdecydowanie najważniejsza operacja spośród czynności, do których dochodzi podczas instalacji danego modelu w firmie. Należy jednak pamiętać o tym, że już w czasie fiskalizacji podatnik jest zobligowany do tego, aby zapewnić komunikację swojego urządzenia online z systemem teleinformatycznym Ministerstwa Finansów, czyli Centralnym Repozytorium Kas. Bez tego po prostu nie uda się wykonać wszystkich niezbędnych procedur.

Wynika to z faktu, że w trakcie fiskalizacji urządzenie rejestrujące online musi trafić do rejestru CRK. Uzyskuje ono też wtedy (urządzenie) indywidualny numer ewidencyjny oraz harmonogram transmisji danych do Centralnego Repozytorium Kas. Co ważne, komunikacja z CRK może się odbywać zarówno przewodowo, jak i bezprzewodowo – w zależności od funkcjonalnością, jaką oferuje konkretne urządzenie rejestrujące.

Jakie dane trafią do serwerów MF?

Łączność z CRK to w ogóle kwestia, która pod wieloma względami definiuje wszystkie urządzenia fiskalne online. Sam proces przesyłania danych w większości przypadków będzie, rzecz jasna, niezauważalny dla użytkownika. Często wystarczy tylko raz skonfigurować łącze internetowe, a później kasa lub drukarka automatycznie przekaże wymagane informacje. Nieco inaczej będzie to oczywiście wyglądało w działalnościach mobilnych. Niemniej, ogólnie można przyjąć, że wszystkie urządzenia online transmitują do CRK dane dotyczące prowadzonej ewidencji oraz wielu innych czynności, w tym wykonywanych przeglądów technicznych. Wszystko to ma służyć sprawniejszej i skuteczniejszej kontroli podatników, którzy prowadzą sprzedaż bądź świadczą usługi na rzecz osób fizycznych.

Ulga za kasę online oraz mniej papierologii

Czy kasy fiskalne online to wyłącznie dodatkowe obowiązki oraz przyzwolenie na znacznie większą kontrolę ze strony organów skarbowych? Zdecydowanie nie! Wiele argumentów przemawia za wdrożeniem takiej technologii sprzedaży w firmie. Po pierwsze, obecnie przy zakupie pierwszej kasy fiskalnej można skorzystać z ustawowej ulgi wyłącznie wtedy, gdy będzie to jeden z modeli online. Nie można już otrzymać refundacji np. za wdrożenie urządzenia z elektroniczną kopią paragonów. Po drugie, wdrożenie kasy online w firmie zdecydowanie upraszcza procedury oraz eliminuje konieczność składania papierowych zgłoszeń do właściwego US (przed- i poinstalacyjnego). Wszystko dzieje się automatycznie, a wymagane „zawiadomienia” trafiają do Centralnego Repozytorium Kas (podczas fiskalizacji).

I wreszcie po trzecie, co może być nawet najważniejsze z punktu widzenia wielu przedsiębiorców, po zakupie kasy fiskalnej online zyskujemy zaawansowane technicznie i bardzo funkcjonalne urządzenie rejestrujące. Nie będzie żadną przesadą stwierdzenie, że modele nowego typu, które trafiają do ofert dystrybutorów od maja 2019 roku, to najnowocześniejsze technologie sprzedaży na rynku. Tutaj nawet mobilne kasy online, np. Nano Online znajdujące się na zdjęciu do wpisu, oferują często obsługę rozbudowanej bazy towarowej.