4 pytania o książkę serwisową urządzenia fiskalnego

Książka serwisowa, dołączana do każdej kasy i drukarki fiskalnej, z pewnością nie należy do przedmiotów, które przedsiębiorca może pominąć w uwadze. Wręcz przeciwnie – to dokument odgrywający naprawdę istotną rolę w działaniach podatnika, składających się na ewidencję obrotu. Przepisy jasno określają, czemu służy książka serwisowa, co ma się w niej znaleźć i jak należy się z nią obchodzić.

Pytanie 1 – czym jest książka serwisowa?

Można najogólniej powiedzieć, że książka serwisowa to taki dokument osobisty urządzenia rejestrującego, zawierający 2 bardzo ważne rzeczy. Pierwsza z nich to wszelkie podstawowe, najistotniejsze informacje o konkretnej kasie lub drukarce fiskalnej. A zatem takie jak jej nazwa, model czy też numery fabryczny i unikatowy. Ponadto też: dane producenta urządzenia, firmy odpowiedzialnej za fiskalizację tej technologii sprzedaży oraz sprawujących nad nią opiekę serwisantów – głównego i rezerwowego. Druga ważna rzecz to dokładna historia kasy lub drukarki rejestrującej. W książce serwisowej znajdują się adnotacje związane ze wszelkimi działaniami serwisu, jakie ten podjął podczas interwencji w sprawie urządzenia rejestrującego.

Pytanie 2 – do czego ona służy?

Jak już wspomnieliśmy, po każdej interwencji serwisu – czy to konserwacji, naprawie, czy też obowiązkowym przeglądzie technicznym – w dokumencie tym musi się znaleźć odpowiedni wpis, mówiący o stanie kasy lub drukarki fiskalnej oraz wykonanych działaniach. Dlaczego? Zawartość książki serwisowej (podobnie jak informacje zebrane na kopiach paragonów czy raportach dobowych i miesięcznych) to w rzeczywistości kolejna, istotna część ogólnej dokumentacji, potwierdzającej nie tylko właściwe funkcjonowanie stosowanej technologii, ale również prawidłowe ewidencjonowanie obrotu. Stąd też tak istotna rola tego dokumentu, dokładnie określona w przepisach.

Pytanie 3 – jak się z nią obchodzić?

Regulacje, o jakich mowa, zaznaczają nie tylko to, co konkretnie ma się znaleźć w książce serwisowej, ale i jak podatnik powinien się z nią obchodzić. Chodzi tu przede wszystkim o przechowywanie dokumentu. Książka serwisowa powinna bowiem znajdować się w miejscu instalacji urządzenia rejestrującego, do którego jest przypisana. To natomiast wynika z jeszcze jednego obowiązku. Przedsiębiorca musi okazać ten dokument na prośbę przedstawicieli organów skarbowych czy uprawnionego serwisu. Dlatego powinien on mieć dostęp do niego podczas prowadzenia ewidencji obrotu.

Pytanie 4 – co jeśli jej zabraknie?

Brak książki serwisowej jest równoznaczny ze złamaniem przepisów, które może prowadzić do takich konsekwencji, jak np. konieczność zwrotu ulgi za zakup urządzenia rejestrującego czy odmowa ze strony serwisu na dalsze działania względem użytkowanej technologii sprzedaży. Niemniej, dokument ten to przedmiot, jakich wiele. Potrafi zatem w przypadkach losowych ulec zgubieniu lub zniszczeniu. Co podatnik powinien w takiej sytuacji zrobić? Przede wszystkim powiadomić właściwy urząd skarbowy o zaistniałej sytuacji, w formie pisemnej, a następnie z kopią pisma zgłosić się do producenta z prośbą o wydanie duplikatu książki serwisowej.