Instalacja urządzenia rejestrującego to zbiór czynności, które zostały szczegółowo zdefiniowane w polskich przepisach fiskalnych. Obecnie kwestię te reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku. We wspomnianym akcie prawnym można także znaleźć wzory wszystkich dokumentów, które są niezbędne do prawidłowego zainstalowania kasy. A na czym konkretnie polegają kolejne etapy całej procedury?
Ważne zgłoszenie do Urzędu Skarbowego
Zanim podatnik wystawi pierwszy paragon fiskalny dla klienta, musi najpierw zadbać o to, aby dopełnić wszelkich formalności, które są związane z wdrożeniem urządzenia rejestrującego w firmie. Już na samym początku trzeba pamiętać o tym, żeby zgłosić do właściwego Urzędu Skarbowego liczbę kas oraz miejsca ich instalacji. Wspomniane zawiadomienie, w formie pisemnej, należy złożyć do US co najmniej 1 dzień przed datą rozpoczęcia ewidencji sprzedaży. Ma to duże znaczenie zwłaszcza w sytuacji, gdy podatnik kupił swoją pierwszą kasę fiskalną. Dokument ten stanowi w późniejszym czasie podstawę do przyznania refundacji z budżetu państwa (nawet do 90% wartości urządzenia).
Fiskalizacja kasy rejestrującej
Kolejnym krokiem jest zlecenie fiskalizacji urządzenia rejestrującego. Następnie czynność ta, tzn. uruchomienie kasy w trybie fiskalnym, jest przeprowadzana przez serwisanta. Powinna to być osoba z ważnymi, przyznawanymi przez producenta, uprawnieniami. Zazwyczaj będzie to po prostu przedstawiciel dystrybutora technologii sprzedaży, u którego podatnik kupił swoje urządzenie. Natomiast już po przeprowadzeniu fiskalizacji, obowiązkiem przedsiębiorcy jest poinformowanie o tym fakcie właściwego naczelnika US (podobnie jak przy zgłoszeniu przedinstalacyjnym). Podatnik ma na to maksymalnie 7 dni – licząc od daty zainicjowania trybu fiskalnego w kasie. Po wykonaniu tej czynności trzeba już tylko poczekać na list z Urzędu Skarbowego. Wspomniane pismo będzie bowiem zawierało numer ewidencyjny, który należy umieścić na obudowie urządzenia (najlepiej w trwały sposób i w widocznym miejscu).
Na koniec warto jeszcze podkreślić, że przejście przez wszystkie procedury, które są niezbędne do rozpoczęcia wydawania paragonów fiskalnych, może zająć kilka lub nawet kilkanaście dni. Dlatego nie warto z tym zwlekać do ostatniej chwili. Tym bardziej, że brak kasy rejestrującej w firmie, pomimo oczywistego obowiązku, będzie oznaczał dotkliwe konsekwencje dla przedsiębiorcy. Łącznie z karą grzywny i utratą ulgi za zakup pierwszego urządzenia.
„pierwsze koty za płoty” 😉 cieszę się, że mam już tę procedurę za sobą, wątpliwości minęły, a gdyby sytuacja miała się powtórzyć, to już też nie będzie stresu 🙂 nie ma co się obawiać, procedury są dość klarowne 😉